Últimamente vengo haciendo mucho caso a las señales, y cuando escucho o veo algo relacionado con el mismo tema más de 2-3 veces en un corto periodo de tiempo me planteo qué mensaje hay detrás de eso, qué es lo que debo hacer yo al respecto. En este caso han sido más de 10 las emprendedoras que en las últimas semanas me han pedido ayuda para crear de los procesos imprescindibles para escalar su negocio. ¡Como para no prestar atención! Y la verdad… Es normal. Sin procesos una empresa no crece, o al menos, no sin que el empresario muera en el intento. Y gracias a Dios, cada día son más los emprendedores que piensan en su calidad de vida, en ser su propio jefe/a para vivir mejor, no sólo para ganar más.

Lo primero que he hecho ha sido revisar todos los procesos que ya tengo listos para TingSpira y Ana Cascales y redactar algunos que me faltaban.

Lo segundo, escribir este post para explicarte cómo lo hago yo.

No necesitas haber hecho un máster para crear un proceso, si bien sí necesitas tener mucha claridad, visión global y creatividad. Un proceso es un documento que explica paso a paso cómo, cuándo y quién elaborará cada una de las tareas específicas, y es imprescindible para 1) que el engranaje total de la empresa funcione correctamente, y que cada actividad y cada persona actúen en su momento y en su lugar; 2) que puedas delegar tareas fácilmente sin que la estructura y el orden se rompan.

En este Mapa Visual te he resumido los principales procesos dentro de cada Departamento, destacando los más importantes y remarcando con una estrella los que no pueden faltar:

Procesos_básicos_PYMES

  • Marketing.

¿Cómo vas a crear expectativa de tus próximos lanzamientos para que cuando salgan a la luz el mercado ya tenga interés por ellos? ¿Con cuánta antelación? ¿A través de qué medios los vas a divulgar? ¿En qué formato -video, imagen, muestra, prueba gratuita para los primeros inscritos, etc-? ¿Cómo los vas a promocionar entre tu base de datos una vez lanzado? ¿Qué seguimiento harás de los clientes potenciales que muestren interés? ¿Mediante qué vía? ¿Quién se ocupará de generar contenidos de interés para tu público objetivo? ¿Qué vas a ofrecer a tus clientes más fieles? ¿Cómo vas a promover la recomendación?

  • Atención al Cliente

¿Qué se le contesta a las personas que soliciten información sobre tus productos vía email? ¿En cuánto tiempo? ¿Entre qué horas? ¿Cómo se contesta el teléfono en tu empresa? ¿Quién se ocupa de buscar proactivamente potenciales clientes, y cómo lo hace? ¿Cómo se segmenta tu base de datos? ¿Qué información se le envía a cada segmento? ¿Cada cuánto tiempo? ¿Cómo se gestionan los pedidos que te entren a través de la web?

  • Producto / servicio

¿Qué productos gratuitos ofreces para generar confianza en tu público objetivo? ¿Cada cuánto tiempo creas nuevos productos? ¿Con qué frecuencia se mejoran los productos existentes? ¿Qué pasa después de que un cliente compre un producto? ¿Cómo recibirás feedback sobre tu oferta?

  • Administración

¿Cómo pueden pagar tus clientes? ¿Existe posibilidad de financiación? ¿Cuándo y cómo se cuadran las cuentas corrientes? ¿Qué vía se emplea para enviar las facturas al asesor fiscal? ¿Con qué frecuencia? ¿Qué sucede si hay un descuadre contable? ¿Quién y cómo se pagan las facturas?

  • Recursos Humanos

 ¿Qué tareas debe realizar qué persona? ¿Cómo motivas y te comunicas con tu equipo? ¿Qué procedimiento sigues para contratar a profesionales? ¿Qué condiciones / beneficios ofrecerás a tus empleados? ¿Qué sistema de supervisión sigues? ¿Con qué frecuencia se realizan reuniones de equipo?

Recuerda ordenar los procesos en el mismo orden que acontecen en tu empresa: desde que creas algo en tu mente hasta que declaras su venta a Hacienda, pasando por todas las fases desde que lo lanzas al mercado, lo solicitan, lo entregas y lo pagan.

Si tienes dudas o sugerencias, dime. Y si quieres, cuéntame tu caso y lo vemos junt@s 🙂